Privacy policy

Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wanneer u via een website bestelt deelt u informatie over uzelf: uw adres, e-mailadres, welke producten u bestelt etc. Hoe deze persoonsgegevens vervolgens door ons verwerkt worden kunt u hier lezen.

Ons uitgangspunt is dat wij onze klanten behandelen zoals we zelf behandeld willen worden. Dit principe hanteren wij ook bij het verwerken van uw persoonsgegevens. We hopen dat u met een gerust hart bij ons wilt bestellen, maar bij vragen kunt u altijd contact met ons opnemen.

Europese verordening AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), of in het Engels: General Data Protection Regulation (GDPR), is een Europese privacywetgeving die vanaf 25 mei 2018 geldig is. Deze wet reguleert hoe wij uw persoonsgegevens mogen verwerken. U kunt er alles over lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten onder de AVG

Onder de AVG worden uw rechten uitgebreid. U heeft volgens deze pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens:

• Recht op dataportabiliteit.
• Recht op vergetelheid.
• Recht op inzage.
• Recht op rectificatie en aanvulling.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
• Recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, voor welke doeleinden en wat gebeurt ermee?

Wij verzamelen zo min mogelijk gegevens. De gegevens die wij verzamelen zijn nodig om een overeenkomst uit te voeren, namelijk producten bij u te bezorgen.

• Allereerst moeten wij uiteraard weten welke producten u wilt bestellen.
• Om een bestelling te kunnen plaatsen hebben wij verder uw e-mailadres en telefoonnummer nodig. Onze communicatie gaat voornamelijk via e-mail. Op uw e-mailadres ontvangt u de kwitantie van uw bestelling en andere informatie betreft uw bestelling.
• Wij hebben uw adresgegevens nodig om een bestelling naar u op te kunnen sturen. Dit hoeft niet uw woonadres te zijn, maar het adres waar u de bestelling wilt ontvangen (dit kan bijv. uw werkadres of vakantieadres zijn).

Om een bestelling te kunnen plaatsen hoeft u niet meer dan deze gegevens in te vullen. U kunt wel zelf meer gegevens invullen, maar dit is niet nodig.

Wanneer u bestelt kunt u ervoor kiezen u te abonneren op onze nieuwsbrief. U kunt dan nieuwsbrieven van ons ontvangen op uw e-mailadres. U kunt zich via een link in de nieuwsbrief afmelden voor de nieuwsbrief of u kunt dit doen door contact met ons op te nemen. 

Wat gebeurt er met uw persoonsgegevens?

Nadat u een bestelling plaatst komen uw gegevens in verschillende systemen terecht voor de verwerking en uiteindelijke verzending van uw bestelling.

Wij werken met de volgende systemen/diensten door welke uw gegevens verwerkt kunnen worden:

• Textalk: webwinkelsoftware
• Adyen: betaaldienstverlener voor betalingen via iDEAL, Bancontact en Sofort.
• DIBS: als u betaalt met creditcard (MasterCard of Visa)
• PayPal: als u betaalt met PayPal
• Specter: ERP-software
• PostNord en lokale post: de Zweedse post en de post in het land van bestemming indien wij uw bestelling als aangetekende brief versturen.
• Space2u: domein- en e-mailservice
• Gmail: e-mailservice
• Loopia: domein- en e-mailservice
• Fortnox: boekhoudsysteem
• Sendy: nieuwsbriefprogramma, als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief
• Amazon Web Services (AWS): als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief maken wij gebruik van een database via AWS.
• Trustpilot: online review community

Textalk/Abicart

Onze website wordt gehost door Textalk. Dit is een platform waar alle pagina’s op onze website verzameld zijn. Bestelt u op www.mediconline.nl dan bestelt u via Textalk. Uw bestelling komt in het Textalk eCommerce-systeem terecht.

Wij en Textalk hebben toegang tot uw bestelling. Textalk bewaart deze gegevens voor ons. Zonder onze toestemming of zonder dat wij dit verzoeken worden deze gegevens nergens anders voor gebruikt. Maar mocht er bijvoorbeeld iets mis zijn gegaan met een bestelling waardoor deze niet is doorgekomen of dubbel is doorgekomen kunnen wij de Textalk-technici vragen dit uit te zoeken om het probleem te verhelpen.

De bestelgegevens in het Textalk-systeem bestaan uit de producten die u heeft besteld, welke betaalmethode u heeft gekozen (maar geen verdere creditcard- of rekeninginformatie), welk(e) adres(sen) u heeft opgegeven en welk e-mailadres u heeft opgegeven. Kiest u er zelf voor bij de bestelling meer gegevens in te vullen worden deze ook op uw bestelpagina in Textalk bewaard.

U ontvangt verschillende e-mails van Textalk aangaande uw bestelling: een orderbevestiging en een verzendbevestiging. Wij gebruiken het e-mailadres dat in Textalk bij uw bestelling staat ook voor persoonlijke e-mails betreft eventuele vragen of andere informatie aangaande uw bestelling.

Op uw bestelpagina in Textalk kunnen wij notities toevoegen die betrekking hebben op bestelling. Deze notities zijn kort en kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op eventuele wijzigingen die u als klant wilde doorvoeren (zoals maat of kleur van een bepaald product), of informatie over een eventuele retourzending (zoals naar welk artikel u wilde omruilen of wanneer wij een artikel hebben terugbetaald). Ook kunnen wij hier informatie noteren uit e-mailgesprekken die wij met u hebben gehad met betrekking tot uw bestelling (zoals aanbevelingen die wij hebben gedaan of door u gestelde vragen over uw levering). Dit doen wij om u betere service te verlenen mocht u later nogmaals contact met ons opnemen.

Adyen, DIBS, PayPal

Wanneer u uw bestelling afrondt kunt u kiezen voor verschillende betaalmethoden. Een externe betaaldienstverlener ontvangt van ons beperkte informatie over uw bestelling. Adyen verwerkt betalingen via iDEAL, Bancontact en Sofort. DIBS verwerkt betalingen via MasterCard en Visa, en PayPal verwerkt betalingen via PayPal. Onze betaaldienstverleners zijn zelf verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens en voor vragen verwijzen wij door naar de voor u relevante betaaldiensteverlener.

Specter

Nadat uw bestelling in Textalk terechtkomt en klaar is om te verzenden wordt deze naar de door ons gebruikte ERP-software Specter overgebracht. Met dit systeem worden onze voorraad, logistiek en boekhouding met elkaar verbonden. Wij en Specter hebben toegang tot dit systeem en uw gegevens worden alleen door ons gebruikt.

PostNord en lokale post

Sturen wij uw bestelling als aangetekende brief ontvangt PostNord (de Zweedse post) uw adres, waarna ook de post in het land van bestemming (veelal PostNL voor Nederland en Bpost voor België) uw adres ontvangt om uw bestelling te kunnen bezorgen.

Informatie aan derden over zendingen

Wanneer wij goederen naar u verzenden, dienen wij uw informatie bekend te maken bij onze partners, zodat zij de goederen bij u kunnen afleveren. Dit betreft het adres, en in sommige gevallen aanvullend het telefoonnummer en e-mailadres.

Om te verzenden met track & trace, dienen wij jouw informatie naar het systeem van derden te sturen, zodat zij u een e-mail of een sms kunnen sturen over de status van het pakket.

Deze informatie kan tevens vermeld zijn aan de buitenzijde van het pakket zodat postbode etc. bij problemen of vragen contact met u kunnen opnemen.

Mogelijk dienen wij aanvullend een douaneaangifte te verzenden voor transport buiten de EU, waarop de inhoud en waarde van de inhoud duidelijk worden vermeld.

Samenwerking met betrekking tot zendingen

We werken samen met Posti, Bring en Postnord voor verzendingen. Indien nodig kunnen wij aanvullend samenwerken met DHL, Budbee, Schenker en andere transportbedrijven en daartoe zullen wij jouw informatie aan hen overdragen.

Space2u en Gmail

Voor het beheer van onze domeinen gebruiken wij Space2u. E-mailt u naar info@mediconline.nl komt uw e-mail via Space2u in onze Gmail-mailbox terecht. E-mails worden normaal na een termijn van ongeveer 6 maanden verwijderd, zodat wij u als u in de tussentijd weer contact met ons opneemt beter van dienst kunnen zijn. Eventuele informatie uit ons e-mailgesprek kan bij uw bestelling in Lightspeed genoteerd worden.

Loopia

Voor het beheer van sommige domeinen gebruiken wij Loopia. Uw e-mails komen dan via Loopia bij ons terecht. 

Fortnox

Voor onze boekhouding gebruiken wij het programma Fortnox. Wij halen factuurjournalen uit Specter als grondslag voor de boekhouding. In een factuurjournaal staan de klantnaam, het factuurnummer en het bestelbedrag, geen adresinformatie, e-mailadres, telefoonnummers of welke producten er besteld zijn.

Sendy

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief bewaren wij uw e-mailadres en de door u opgegeven naam in het nieuwsbriefprogramma Sendy. Wilt u dit niet (meer), kunt u zich voor de nieuwsbrief afmelden.

Trustpilot

Na uw bestelling ontvangt u een e-mail van Trustpilot om ons te beoordelen. U kunt zich hiervoor afmelden.

Waarom worden persoonsgegevens bewaard?

Naast het uitvoeren van uw bestelling moeten wij onze administratie, waaronder uw bestelgegevens, om boekhoudkundige redenen bewaren. Iedere ondernemer heeft een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. In overeenstemming met de wet bewaren wij persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is.

Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Wij verstrekken uw persoonsgegevens nooit aan andere partijen (behalve bovengenoemde), tenzij wij daar op grond van wet- en regelgeving of als gevolg van een rechtszaak verplicht toe zijn.

Cookies

Wij gebruiken cookies. Dit doen we om jouw producten in je winkelwagen op te slaan.

Daarnaast gebruiken wij de Google-diensten "Google Analytics" en "Google Remarketing". Ook deze diensten maken gebruik van cookies. Hier kun je meer lezen over wat dit voor jou betekent.

Delen van persoonsgegevens met derden – Google

Wij gebruiken persoonsgegevens om je bestelling te verwerken en onze diensten te verbeteren. We delen bepaalde gegevens van je bestelling en klantinformatie met Google. Dit kunnen bijvoorbeeld postcode en land zijn, maar ook andere gegevens. Het doel hiervan is om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ontwikkelen en te verbeteren. Door een aankoop te doen, stem je in met deze verwerking van je gegevens in overeenstemming met ons privacybeleid.

Delen en overdragen van persoonsgegevens aan andere partijen

Wij zijn zeer terughoudend met het delen van jouw persoonsgegevens met andere partijen. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden en geven geen toegang zonder een duidelijk doel.

Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen voor noodzakelijke verwerking aan bedrijven waarmee wij samenwerken. Dit geldt bijvoorbeeld voor transportbedrijven.

Wanneer wij persoonsgegevens met derden delen, moeten deze zorgvuldig worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor het beoogde doel en niet verder worden verspreid.

Persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verwerkt om:

Relevante productaanbevelingen te tonen, boodschappenlijstjes voor te stellen, je te herinneren aan vergeten/verlaten winkelwagentjes of om boodschappenlijstjes op te slaan om toekomstige aankopen te vergemakkelijken of soortgelijke acties.

Uitzonderingen worden gemaakt als wij wettelijk of door een rechterlijke uitspraak verplicht zijn informatie te verstrekken.

Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten onder de AVG (GDPR). Wij hebben altijd respect gehad voor onze klanten, dus voor ons verandert er niet veel – behalve dat het nu wettelijk verplicht is.

• Je hebt het recht om vergeten/verwijderd te worden.
• Je hebt recht op inzage in je gegevens.
• Je hebt het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Je hebt recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Je hebt het recht om je toestemming voor gegevensverwerking in te trekken.
• Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.